Cursus Outlook voor beginners
De werking van email in het kort
Microsoft Outlook is het meest gebruikte emailprogramma en is onderdeel van het Microsoft Office pakket. Met Outlook kun je onder andere mail lezen, sturen en beheren. Outlook biedt uitgebreide mogelijkheden voor het beheren van een of meer emailaccounts. In deze cursus Outlook leer je emailaccounts aanmaken, mailberichten beheren, een mail backup maken en die backup terugzetten. De voorbeelden in deze cursus komen uit Outlook 2003, maar zijn ook van toepassing op andere Outlook versies. De cursus Outlook gaat uit van een emailomgeving met POP3 en SMTP. Dit is de meest voorkomende situatie.
Emailprotocollen
De meeste emailomgevingen maken gebruik van twee 'protocollen'. Eén voor het ophalen van email en een voor het verzenden van email. Protocollen kun je zien als een set afspraken waar 2 of meer computers gebruik van maken om communicatie tussen die computers mogelijk te maken. Voor het ophalen van email vanaf de server wordt vaak het Post Office Protocol versie 3 gebruikt, kortweg POP3. Voor het verzenden van email wordt SMTP gebruikt, ofwel Simple Mail Transfer Protocol.
De combinatie van POP3 (mail ophalen) en SMTP (mail verzenden) wordt veel gebruikt, maar het zijn niet de enige emailprotocollen. Deze cursus Outlook leert je POP3 en SMTP gebruiken, omdat de meeste ISPs en andere emailproviders hun emaildienst met deze protocollen aanbieden.
Het ophalen van email via POP3
Outlook is een email 'client'. Clients zijn programma's die met servers communiceren die bepaalde diensten leveren. Zo communiceert Outlook met een mailserver om te zien of er nog berichten zijn. Zijn die er dan worden de berichten van de emailserver naar Outlook op de computer gedownload.. Dit gaat via het POP3 protocol. In de afbeelding hieronder zie je hoe het ophalen van email werkt.
Uit bovenstaand proces blijkt dat bij POP3 de emailberichten op de computer van de gebruiker bewaard worden. Zodra ze van de server gedownload zijn worden ze meestal van de server verwijderd. Bij bijvoorbeeld IMAP (Internet Message Access Protocol) wordt de gehele mailbox juist op de server bewaard. IMAP zie je vaker bij bedrijven, vandaar dat we het in deze cursus Outlook verder buiten beschouwing laten.
Benodigdheden voor POP3
Om mail op te halen met Outlook heb je een emailaccount nodig dat POP3 ondersteunt. De meeste emailproviders ondersteunen tegenwoordig POP3, hoewel Hotmail POP3 nog steeds uitsluitend als betaalde dienst levert. De emailaccounts die je van de ISP bij een breedbandverbinding krijgt kun je vrijwel altijd lezen via POP3. Voor het ophalen van email van een POP3 server moet je je altijd aanmelden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze kun je in Outlook opslaan, zodat Outlook automatisch kan verbinden. Later in deze cursus zie je hoe dit werkt.
Het verzenden van email via SMTP
Het verzenden van email gaat via het SMTP protocol (Simple Mail Transfer Protocol). Het is eigenlijk te eenvoudig om nog een afbeelding aan te wijden. het proces loopt als volgt.
- Je stelt in Outlook een nieuw emailbericht op, voert een emailadres in en drukt op de verzendknop.
- Outlook legt contact met de SMTP server
- De SMTP server kijkt of de gebruiker toegang mag krijgen tot de server
- Als toegang toegestaan is verstuurt Outlook het bericht naarde de SMTP server
- De SMTP server verstuurt het bericht naar de geadresseerde(n).
Toegang tot de SMTP server
Voor het versturen van mail via de SMTP server kunnen een gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn, maar dat is vaak niet het geval. De SMTP server bij internet server providers kunnen bijvoorbeeld aan het IP adres van de verzender zien of die persoon abonnee is. Zo kunnen internet providers hun SMTP server gemakkelijk afsluiten voor niet-abonnees. In deze cursus Outlook maken we gebruik van een SMTP server waarvoor geen gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn.
Servers en services
We spreken in deze cursus over POP3 servers en SMTP servers. Dit betekent echter niet per se dat het ook verschillende machines zijn. Een server kan best een SMTP service en een POP3 service tegelijk aanbieden. Je haalt op die server je email op met POP3 en je kunt de SMTP service gebruiken om email te versturen. Of de SMTP en POP3 services op aparte machines draaien of op dezelfde verschilt per provider. Er bestaan ook emailproviders die alleen POP3 aanbieden, zodat je zelf op zoek moet naar een SMTP server om mail te verzenden. (In het voorbeeld van deze cursus Outlook draaien de POP3 en de SMTP service op verschillende machines. Dat kun je weten door de domeinnaam van de SMTP server en de POP3 server te pingen en van beide het IP adres te bekijken).
Meerdere emailaccounts
Als je meerdere accounts beheert met Outlook dan heeft elk account zijn eigen POP3 instellingen om mail op te halen, maar je kunt best 1 SMTP server instellen die door alle accounts gebruikt wordt om mail te versturen. In deze cursus Outlook laten we niet zien hoe je meerdere emailaccounts kan beheren, vandaar dat ik het apart vermeld.
Tot zover het begin van deze cursus Outlook. In de volgende paraaf van de cursus Outlook gaan we in op het instellen van een emailaccount in Outlook 2003.