Cursus Outlook voor beginners
Email backup maken en terugzetten
Email wordt vaak intensief gebruikt. Er worden berichten verzonden en berichten ontvangen met soms belangrijke informatie erin. Regelmatig een email backup maken is daarom essentieel als je een ramp wil voorkomen. Deze pagina van de cursus Outlook gaat in op het maken van een handmatige emailbackup.
Backup maken PST bestand
Vrijwel alles wordt opgeslagen in het PST bestand. In het PST bestand worden mail, contactpersonen en de afspraken ind e agende opgeslagen. Een mailbackup maken komt erop neer dat je dit bestand veilig stelt op bijvoorbeeld een CD, een DVD of een externe harddisk. Het PST bestand bevind zich meestal op de volgende lokatie op de harde schijf.
C:\Documents and Settings\ <je naam> \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\, waarbij < je naam > staat voor je gebruikersnaam op de PC.
Kun je het bestand niet vinden, gebruik dan de zoekfunctie van Windows via het startmenu en zoek naar *.pst (alle bestanden die 'pst' als extensie hebben). Je moet daarbij aangeven dat je ook naar verborgen bestanden en mappen wil zoeken anders wordt het PST bestand niet gevonden.
Eenmaal gevonden kopieer je het PST bestand naar een ander medium zoals CD, DVD, etc...
Backup terugzetten
De backup procedure van Outlook 2003 is lang niet zo elegant als je zou verwachten van zo'n populair mailprogramma. Dat merk je het meest bij het terugzetten van een PST bestand. Het is vrij omslachtig.
- Plaats het PST bestand van de backup ergens op je harde schijf.
- Ga in Windows (XP) naar start > instellingen > configuratiescherm > email en klik op de E-mailaccounts... knop. Als Outlook 2003 nog werkt kun je dit menu ook via Outlook bereiken. Kies in Outlook Extra > E-mailaccounts...
- Kies een nieuwe e-mailaccount toevoegen en klik Volgende
- Kies POP3 en klik Volgende
- Vul de gegevens van het e-mailaccount in (zie ook 'Een emailaccount instellen in Outlook') en klik op Volgende
- Klik op Voltooien
- Herhaal stap 2 en kies vervolgens bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen.
- Selecteer in de lijst het emailaccount dat je zojuist hebt aangemaakt en klik op Nieuw Outlook-gegevensbestand
- In het menu Nieuw Outlook-gegevensbestand dat nu verschijnt selecteer je het juiste type gegevensbestand. (Nb als je een backup van Outlook 97, 98, 2000 of 2002 wil terugzetten kies je de onderste optie). Klok op OK .
- Je kunt in het nu verschenen venster het backup PST bestand dat je in stap 1 hebt gekopieerd selecteren.
- Zet eventueel in bovenstaand scherm de optie Nieuwe e-mail bezorgen op de volgende locatie naar het nieuwe gegevensbestand.
Het nieuwe emailaccount dat je hebt aangemaakt werkt nu met het backup PST bestand. Zeker als je werkt met meerdere emailaccounts is het aan te raden zinvolle namen te geven aan de PST gegevensbestanden!