Cursus Excel - Een simpele administratie

Deze cursus Excel geeft een korte introductie in Microsoft Excel. Excel is het spreadsheet-programma van Microsoft dat inbegrepen zit bij Microsoft Office. Een spreadsheet is een 'blad' met cellen die gegevens kunnen bevatten zoals tekst en getallen. Een spreadsheet of in het Nederlands 'rekenblad' wordt vaak gebruikt voor administratieve doeleinden en dan in het bijzonder voor de financiële administratie. Door het gebruik van rekenfuncties kunnen bijvoorbeeld kwartaalcijfers, loonkosten en andere financiële cijfers gegenereerd worden op basis van de gegevens die in het spreadsheet opgenomen zijn. In deze cursus Excel maak je een klein onderdeel de financiële administratie, namelijk een kostenoverzicht.

De voorbeelden in deze Excel cursus komen uit de Engelse taalversie van Excel 2002, maar zijn niet moeilijk te vertalen naar andere Excel versies. Het voorbeeldbestand cursus_excel1.xls bevat het rekenblad dat we in deze cursus maken. Het voorbeeldbestand is gemaakt met een Engelse Excel, maar een Nederlandse Excel zal de gebruikte formules automatisch naar het Nederlands vertalen.

Het rekenblad

Met Excel organiseer je getallen en tekst in een rekenblad (spreadsheet). Elke cel in het rekenblad wordt geïdentificeerd door het rijnummer en de kolomletter. Als je Excel 2002 opent is standaard de cel A1 geselecteerd. Er is een aantal manier om met de muis cellen te selecteren. Het is voor deze Excel cursus handig als je meerdere cellen tegelijk kunt selecteren door te slepen.

• Je kunt met de muis individuele cellen selecteren door ze (een keer) aan te klikken
• Door de linker muisknop ingedrukt te houden en te slepen kun je meerdere aangrenzende cellen tegelijk selecteren.
• Door de CTRL toets ingedrukt te houden kun je met de muis meerdere individuele niet-aangrenzende cellen selecteren.
• Door op een rijnummer te drukken selecteer je de hele rij en door op een kolomletter te drukken selecteer je een hele kolom.

Gegevens invoeren

Als je een cel selecteert kun je in die cel gegevens typen. Cellen kunnen tekst of getallen bevatten. In feite kun je dus alles typen in een cel wat je wil. Voor het kostenoverzicht dat we gaan maken willen we producten opnemen en hun kosten per maand.

In het werkblad hieronder zie je de administratie van de kosten die een bakker heeft gemaakt in het eerste kwartaal voor een aantal producten. Alle tekst is ingetypt, evenals de getallen in het lichtblauwe gedeelte. De getallen in het grijze gedeelte en in de blauwomrande cel rechtsonder zijn berekend door Excel. Daarover later in de cursus meer.

• Open een nieuwe bestand in Excel
• Type de A kolom over in je rekenblad (A2 t/m A8). Je kunt het woord 'Maandtotaal' vet maken door cel A8 te selecteren en de toetscombinatie CTRL + b in te drukken.
• Type rij 1 over in je rekenblad (B1 t/m E1)
• Neem de getallen in de lichtblauwe kolommen over, ofwel de maandkosten per product.

NB: Wanneer je getallen intypt dan zal Excel zoveel decimalen weergeven als nodig is. 375 wordt dus zonder decimalen weergegeven en 3.20 wordt als 3.2 weergegeven.

• Selecteer de velden B2 t/m D7 door te slepen. Dit zijn alle maandkosten.
• Ga naar het menu Opmaak > Celeigenschappen. (zie afbeelding hieronder)
• In het celeigenschappenmenu kies je 'getal' (engels: 'number') in de lijst aan de linkerkant. Rechts kun je het aantal decimalen opgeven. Ik heb voor 2 gekozen. Als je op OK drukt zullen alle cellen uit in de eerder gemaakte selectie de aangegeven opmaak krijgen.
• Je kunt de selectie ook een achtergrondkleur geven zoals in het voorbeeld. Ga daarvoor naar het tabblad 'patronen' (engels: 'patterns') in het celeigenschappenmenu.

Excel formules

De maand- en kwartaaltotalen in het overzicht zijn niet handmatig ingevuld. Ze worden door Excel berekend aan de hand van de waardes in het lichtblauwe gedeelte, de kosten per product. Zo is het maandtotaal in cel B9 de som van cel B2 t/m cel B7. In Excel geef je deze optelling aan als =SOM(B2:B7). Je kunt deze eenvoudige formule invoeren in de formulebalk boven het werkblad. Nb: In de voorbeelden voor deze cursus Excel worden de formules in de formulebalk getypt. Je kunt ze echter ook direct in de cel typen. Excel zal herkennen dat het om een formule gaat door het = teken.

• Selecteer cel B8 met de muis en type =SOM(B2:B7) in de formulebalk. Als je op enter drukt zal het totaal van cel B2 t/m B7 in cel B8 verschijnen.

Belangrijk: In deze cursus Excel komen de voorbeelden uit een engelstalige versie van Microsoft Office. De functiebenamingen in Excel zijn daarom ook in het Engels en er staat in de afbeelding hierboven dus SUM in plaats van SOM. Houd er rekening mee welke taalversie van Microsoft je hebt. Voor de Nederlandse versie schrijf je =SOM(B2:B7), voor de Engelse versie =SUM(B2:B7). Verderop in deze cursus Excel vind je een tabel met de meest voorkomende Excel formules in het Engels en het Nederlands.

Heb je de formule ingevoerd in de formulebalk, dan verschijnt in cel B8 het maandtotaal voor de kosten in Januari. De volgende stap is om de maanden Februari en Maart van maandtotalen te voorzien.

Je zou nu voor veld C2 en D2 een zelfde formule kunnen intypen in de formulebalk, waarbij je de kolomletter steeds verandert. Je kunt dit echter sneller door Excel laten doen door de formule te kopieëren. Excel past dan zelf de formule aan aan de huidige kolom.

1. Selecteer veld B8 met de muis
2. Druk de toetscombinatie CTRL + C in (of kies Bewerken > Kopieëren)
3. Selecteer met de muis cel C8 en D8 (bijvoorbeeld door te slepen)
4. Druk de toetscombinatie CTRL+V in (of kies Bewerken > Plakken)

Je ziet dat Excel niet letterlijk het getal 755.55 uit cel B8 kopiëert naar de andere cellen. De formule achter de cel wordt gekopiëerd en toegesneden op de andere cellen. Excel 'voelt' zelf aan dat je de waarden vertikaal wil optellen en past daarop zelf de formule aan aan de nieuwe kolomletter. Cel C8 krijgt dus door Excel automatisch de formule =SOM(C2:C7) toegewezen, waardoor het juiste totaal voor die kolom verschijnt.

• Herhaal deze operatie, maar dan voor de rijen: Bloem, Zout, Gist, etc. Het totaalbedrag dat is uitgegeven aan bloem in het eerste kwartaal verschijnt in cel E2 als je voor die cel de formule =SOM(B2:D2) invult.

Het totaal aan kosten voor het eerste kwartaal staat rechtsonder in het kostenoverzicht in de blauw omrande cel E8. Er zijn twee manieren om de inhoud van cel E8 te berekenen. Je kunt E2 t/m E7 bij elkaar optellen, of B7 t/m D7.

• Vul nu de formule in voor cel E8, het kostentotaal voor het eerste kwartaal. Dit kan op twee manieren. Je kunt de totalen per product optellen =SOM(E2:E7) of je kunt de totalen per maand optellen =SOM(B8:D8). De keuze is aan jou.

Celopmaak

Je hebt nu een mini-rekenmodel gemaakt in Excel. Om de zaak wat aantrekkelijk te maken voegen we kleuren toe aan de cellen, om het overzicht wat duidelijker te maken.

• Selecteer de cellen die je van een kleur wil voorzien (bijvoorbeeld de maandtotalen).
• Klik op het emmertje op de werkbalk (rechts)bovenaan het scherm. Je kunt een kleur kiezen uit het palet dat verschijnt. (zie onder) <table width='100' border='0' cellpadding='0' cellspacing='4' bordercolor='#FFFFFF' bgcolor='#333333'> <tr> <td width='20%'></td> <td width='80%'></td> </tr> </table>

Met het 'vulemmertje' geef je cellen een achtergrondkleur, met de "A" kunnen je de tekst in de cellen een kleur geven. Met het "ruitje" aan de linkerkant van het emmertje open je een menu waarmee je de randen van cellen of groepen cellen kunt opmaken.

Uitbreiden

Een kostenoverzicht maken doe je als bakker niet alleen in het eerste kwartaal. Je kunt het overzicht simpel uitbreiden door een nieuwe kolom in te voegen. De volgende stap in deze cursus Excel is het uitbreiden van het model met de maand april.

• Klik met de rechtermuisknop op het de kop van de kolom E. In het menu dat verschijnt kies je 'invoegen' (insert).

Er verschijnt nu een lege kolom tussen D en E. Die nieuwe kolom heet E en de oude kolom E wordt automatisch kolom F. Als je een getal invoert, bijvoorbeeld 100.99 gaat Excel er van uit dat de nieuwe waarde 100.99 ook bij het totaal in kolom F opgeteld moet worden. De formule is dus automatisch uitgebreid met de April-kolom.

• Type "April" in het veld E1 als je dat nog niet had gedaan.
• Maak de formule aan voor het totaal-veld E8 :
• 1. Selecteer met de muis veld D8
  2. Druk de toetscombinatie CTRL + C in (of kies Bewerken > Kopieëren)
  3. Selecteer met de muis veld E8
  4. Druk de toetscombinatie CTRL + V in (of kies Bewerken > Plakken)

Alleen het totaalveld F8 moet nog aangepast worden om de nieuwe gegevens mee te nemen.

• Selecteer met de muis veld F8
• Verander de formule =SOM(B8:D8) in =SOM(B8:E8). Zo wordt ook de nieuw toegevoegde maand opgenomen in het totaal.
• Vul tot slot waarden in in de April kolom.

Veel voorkomende Excel formules

In deze Excel cursus maak je tot nu toe alleen gebruik van de SOM formule. Je kunt echter veel meer formules en logische constructies gebruiken in de formulebalk. In de tabel hieronder vind je een aantal vaak gebruikte Excel formules. Je kunt de Nederlandse versies van de formules gebruiken om het bestand bij deze cursus in de Nederlandse Excel te laten werken.

<table class='default_table' width='100%' border='0' cellspacing='0' cellpadding='8'> <tr> <th width='38%'>Excel formule</th> (nederlands / engels)<th width='62%'>Werking</th> </tr> <tr valign='top'> <td>ALS / IF </td> <td>

Met als kun je een voorwaarde stellen waaronder een veld een bepaalde inhoud moet krijgen. Voorbeeld: =ALS(B8 > 100, "Je hebt teveel uitgegeven!", "Je bent binnen budget gebleven") Als cel B8 een getal groter dan 100 bevat, dan wordt er "Je hebt teveel uitgegegev" weergegegeven in de cel waarvoor deze formule geldt en anders "Je bent binnen budget gebleven".

</td> </tr> <tr valign='top'> <td>AVERAGE / GEMIDDELDE </td> <td>Berekent het gemiddelde van de getalwaardes in een verzameling velden. Voorbeeld: =GEMIDDELDE(B8:E8) . Dit geeft in het voorbeeld van deze cursus de gemiddelde kosten per maand. </td> </tr> <tr valign='top'> <td>EN / AND</td> <td>

Met EN kun je een dubbele voorwaarde stellen aan een veld. En en IF zijn overigens te combineren.

=ALS(AND(B8>100,C8>100), "beide groter dan 100", "niet beide groter dan 100").

De bovenste formule zegt: als cel B8 en cel C8 allebei een getal hoger dan 100 bevatten, geef dan de tekst "beide groter dan 100 weer" en zo niet, dan "niet beide groter dan 100". Je kunt bovenstaande Excel formule in het Excel-voorbeeld van deze cursus uitproberen.

</td> </tr> <tr valign='top'> <td>OF / OR </td> <td>

Met OF kun je nagaan of minimaal 1 van de gestelde voorwaarden waar is. Bijvoorbeeld: =ALS(OF(B8>100,C8>100), "min. 1 cel groter dan 100", "geen enkele cel groter dan 100").

Als minimaal 1 van beide voorwaarden klopt, dan wordt "beide groter dan 100" weergegeven, anders "niet beide groter dan 100". Probeer ook deze formule in het Excel voorbeeld bij deze cursus.

</td> </tr> <tr valign='top'> <td>AANTAL / COUNT</td> <td>Telt het aantal cellen in de selectie dat een getal bevat =AANTAL(B:B8) geeft bijvoorbeeld 7.</td> </tr> </table>

Er zijn tal van formules Excel formules. De Engelse varianten voor Excel 2003 vind je hier.

Grafieken maken

Tot slot van deze cursus Excel maken we een grafiek van enkele van de gegevens uit onze mini-administratie. Je kunt in Excel een keur aan verschillende grafieken maken. Voor deze cursus houden we het eenvouding.

• Selecteer veld A1 t/m E7 door te slepen met de muis met de linkermuisknop ingedrukt.
• Klik het ikoontje voor de 'grafieken wizard' bovenaan in de werkbalk
• Het grafiekenmenu verschijnt nu. Kies in de linkerlijst als type (chart type) 'lijn' of 'lijngrafiek' en aan de rechterkant het subtype 'lijn' (de grafieksoort in de linkerbovenhoek).
• Klik op volgende. Je ziet nu een voorbeeld van de grafiek en de mogelijkheid om aan te geven welke data er in de grafiek moet komen. Omdat je al cellen geselecteerd hebt voordat je aan de grafiek-wizard begon is de data al ingevuld. Kies onderaan 'rijen', zodat de maanden op de x-as van de grafiek komen en klik op voltooien (finish).

Tot zover deze cursus Excel voor beginners. Met Excel is natuurlijk veel meer mogelijk dan alleen het bouwen van een kostenstaat. In het MKB wordt vaak de complete administratie van in Excel bijgehouden. Je kunt met Excel zelfs je eigen applicatie maken met behulp van de programmeertaal VBA.

Visual Basic for Applications ( VBA ) is een programmeertaal die bestemd is om applicatieprogramma 's te automatiseren. Voornamelijk bekend uit de Microsoft Office serie, zoals Word , Excel en Access , maar ook gebruikt in applicaties van derden, zoals AutoCAD . Bron: Wikipedia

Er zijn tal van cursussen Excel voor bedrijven en particulieren die je meer specifieke Excel-vaardigheden kunnen leren van het voeren van een bedrijfsadministratie tot het ontwikkelen van complete applicaties met VBA.

Meer cursus Excel

Zoek je nog een cursus Excel, bezoek dan onderstaande links met cursussen Excel.

Excel 97 - een 19-delige online cursus Excel.

Cursus Excel (Microsoft) - Op de Microsoft Office website is er een cursus Excel te vinden voor een groot aantal veel gebruikte Excel bewerkingen.

Leren.nl, categorie Excel - Een overzicht van gratis online en betaalde curses Excel bij Leren.nl