Inhoud

De werking van email in het kort

Microsoft Outlook is het meest gebruikte emailprogramma en is onderdeel van het Microsoft Office pakket. Met Outlook kun je onder andere mail lezen, versturen en beheren. Het biedt uitgebreide mogelijkheden voor het beheren van een of meer emailaccounts. In dezecursus Outlookleer je emailaccounts aanmaken, mailberichten beheren, een mail backup maken en die backup terugzetten. De voorbeelden in deze cursus komen uit Outlook 2003, maar zijn ook van toepassing op andere Outlook versies. Decursus Outlookgaat uit van een emailomgeving met POP3 en SMTP. Dit is de meest voorkomende situatie.

Emailprotocollen

De meeste emailomgevingen maken gebruik van twee 'protocollen'. Eén voor het ophalen van email en een voor het verzenden van email. Protocollen kun je zien als een set afspraken waar 2 of meer computers gebruik van maken om communicatie tussen die computers mogelijk te maken. Voor het ophalen van email vanaf de server wordt vaak het Post Office Protocol versie 3 gebruikt, kortweg POP3. Voor het verzenden van email wordt SMTP gebruikt, ofwel Simple Mail Transfer Protocol.

De combinatie van POP3 (mail ophalen) en SMTP (mail verzenden) wordt veel gebruikt, maar het zijn niet de enige emailprotocollen. Deze cursus Outlook leert je POP3 en SMTP gebruiken, omdat de meeste ISPs en andere emailproviders hun emaildienst met deze protocollen aanbieden.

Het ophalen van email via POP3

Outlook is een email 'client'. Clients zijn programma's die met servers communiceren die bepaalde diensten leveren. Zo communiceert Outlook met een mailserver om te zien of er nog berichten zijn. Zijn die er dan worden de berichten van de emailserver naar Outlook op de computer gedownload.. Dit gaat via het POP3 protocol. In de afbeelding hieronder zie je hoe het ophalen van email werkt.

Cursus

Uit bovenstaand proces blijkt dat bij POP3 de emailberichten op de computer van de gebruiker bewaard worden. Zodra ze van de server gedownload zijn worden ze meestal van de server verwijderd. Bij bijvoorbeeld IMAP (Internet Message Access Protocol) wordt de gehele mailbox juist op de server bewaard. IMAP zie je vaker bij bedrijven, vandaar dat we het in deze cursus Outlook verder buiten beschouwing laten.

Benodigdheden voor POP3

Om mail op te halen met Outlook heb je een emailaccount nodig dat POP3 ondersteunt. De emailaccounts die je van de ISP bij een breedbandverbinding krijgt kun je vrijwel altijd lezen via POP3. Voor het ophalen van email van een POP3 server moet je je altijd aanmelden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze kun je in Outlook opslaan, zodat Outlook automatisch kan verbinden. Later in deze cursus zie je hoe dit werkt.

Het verzenden van email via SMTP

Voor het verzenden van email wordt het SMTP protocol gebruikt. Een emailbericht verzenden gaat als volgt.

  1. Je typt in Outlook een nieuw emailbericht, voert een emailadres in en drukt op de verzendknop.
  2. Outlook legt contact met de SMTP server die je zelf moet instelt als je een account aanmaakt in Outlook. De meeste particuliere internetters gebruiken de SMTP server van hun internet provider.
  3. De SMTP server kijkt of de gebruiker toegang mag krijgen tot de server.
  4. Als Outlook toestemming krijgt om te verzenden wordt het bericht naar de SMTP server verstuurd.
  5. De SMTP server verstuurt het bericht vervolgens naar de geadresseerde(n).

Toegangsbeheer (authenticatie)

Voor het versturen van mail via de SMTP server kunnen een gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn, die je in kunt stellen in Outlook, maar dat is vaak niet het geval. De SMTP server bij internet server providers kunnen aan het IP adres van de verzender zien of die persoon abonnee is. Zo kunnen internet providers hun SMTP server gemakkelijk afsluiten voor niet-abonnees. In deze cursus Outlook maken we gebruik van een SMTP server waarvoor geen gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn.

Op de volgende pagina zie je een nieuw account met POP3 en SMTP maakt in Outlook.